针对不乱扔烟头这样的制度，我们确实可以通过几个精致而漂亮的烟灰缸达到引导员工自发的目的，但绝大多数制度并不像“不乱扔烟头”这样简单，比如一个最基础的报销制度就很难找到“烟灰缸”来实现引导自发。事实上，传统的办公环境中，针对大量整体制度的推行，找到合适的信息手段并不容易。

那么，管理软件作为一种常见的信息手段对制度落地能不能起到不错的效果呢？对于这个问题的探究我花了近五年的时间，我的答案也从一开始的肯定，到后来的否定，最终又到有条件的肯定。不过单就制度落地的问题，我能自信的向读者建议——国内大多数OA软件在制度落地上的应用还是比较靠谱的。随着顾问经历的增长，尤其是在制度落地问题上的不断成功，我的这种信心也越来越强（这里，我得声明一下，在制度落地之外的各种应用中，OA软件是否也靠谱，这个问题我不敢轻易回答，只能说我自己也还在实践探索中）。

当然，现实中，就有许多企业用了OA软件，但依然制度不能落地，这就是我要重点强调的“有条件的肯定”中的这个“条件”——必须真正明白其中的要领。

要把握这个要领，我们首先需要对制度进行更深入的解析，这些所谓的复杂制度到底有哪些核心要素？

图3-1.           

以上图这条制度为例，首先强调的是权限，即什么样的职位能审批什么样的事情；其次是流程，即什么样的事情，必须经过哪些步骤才能审批。下图是根据制度内容画出来的流程示意图：

图3-2.           

制度还有第三个要素：数据标准。数据标准包含两个意思：其一是数据形式的规范标准，如下图所示。在同一个组织中，同一类事情，往往采用统一的形式来规范数据，而这种规范几乎都是用表格的形式来承载的。

图3-3.           

其二，就是对数据大小的规范标准，比如，在同一个组织中，不同级别的人，出差到不同级别的城市，其住宿标准很可能是不一样的。

综上，制度的核心三要素就是：权限、流程和数据标准。我们要想让制度落地，实际上就是要让这三要素“落地”。显然，在传统的办公环境下，很难找到合适的管理工具让他们“落地”，但是一旦把办公环境转变到网络上去之后，利用信息技术就能在虚拟环境中搭建出各种各样的“石板路”，从而不仅能控制权限、流程和数据标准，还能引导员工自发地遵守这些制度，而这正是OA软件最基本的优点。这就是自信心的来源之一。

为了更好地说明这一点，我们必须先找到判断是“期盼自觉”还是“引导自发”的标准。

从图3-3可以看出，“期盼自觉”至少给了员工两种选择，我们只是告诉员工哪种是正确的、哪种是不正确的，但是员工到底怎么选就完全取决于他们当时的“自觉性”了。所以，如果给了员工两种甚至多种选择，那么，其效果就只能是“期盼自觉”。

从图3-4以看出，要达到“引导自发”的效果必须满足两个条件：其一，只给员工一种选择，而且就是正确的选择；其二，能够让员工自然而然地按照这条路去走。这就是判断是否达到“引导自发”的标准。

现在，我们用这个标准先来看看传统办公环境下的报销过程。

员工要报销，第一步是填表格，这显然是有选择的，因为不是所有的格子都可以填的，而有的格子又是必须填的，所以能否填对就完全取决于员工是否用心了，也就是只能期盼员工自觉了。

第二步是找领导签字、审核。这里也是有选择的，不同的岗位、不同的额度、不同的报销项目，可能走的流程都不太一样，这也只能期盼员工自觉。

现实中，正是因为步步都要靠员工自觉，弄得员工累，审批者也很累，经常看到“返工”的现象。

同时，在这个过程中，一旦员工把表格递交上去就会惦记，领导批了没、什么时候批，而现实中往往一天、一周，甚至一个月也没下来，这就在很大程度上影响了员工的心理情绪，自然就影响了员工的执行力。

从这些情况来看，传统的报销过程，我们就是在期盼员工自觉，如此是很难真正让制度落地的。

再来看看用OA软件实现的网络办公环境下同样的报销过程：

员工要报销，第一步在【流程】界面找到报销制度，并打开，呈现相应的表单。

图3-4.           

从图中我们可以看到，不仅相应的报销表格不用员工选择，而且，填表格时员工也没有选择——没有权限的根本就填不了。带星号该填而没填就提交时，系统自动提醒并要求填写。在这一步，员工没有选择，但是也都会自然而然地去填写。这是引导自发的效果。

接着是提交、让领导审批。这一步员工更没有选择了，完全靠系统根据岗位、权限和流程去选择，这也是引导自发的效果。

不仅如此，在这个过程中，员工可以随时查看到已经提交报销申请的单据审批情况：走到哪个领导那去了、领导是几点几分批的、如何批的等等情况一目了然。更重要的是，由于实现了网络化办公，领导审批各个单据不一定非要到公司，只要能上网就可以了，所以，往往以前要一周甚至一月的审批，在OA软件环境中，只需要一两天，甚至更短。这样一来，员工原来“石沉大海”的心理情绪就自然消失了。